مقدمه
تهیه و ارائه داشبوردهای مدیریتی یک راه عالی برای ارائه تمام KPI های مهم مدیریت در یک مکان واحد است. داشبوردها مدیریت را در تصمیم گیری های سریع و مبتنی بر داده های آخرین اطلاعات توانمند می سازند.داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می شود، اطلاعات مهم و ضروری کسب و کار را به صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت های زمانی مواجه هستند، ارائه می دهد. این موضوع بسیار مهم است که داشبورد خود را براساس یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معنادار و هدف دار ایجاد کنید تا بتوانید از مزایای داشبورد مدیریتی که شامل پاسخ به سوالات مهم و حیاتی در زمینه ی تجارت و کسب و کار، هماهنگ کردن فعالیت های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره وری و سودآوری است، بهره مند شوید. استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم افزارهای مبتنی بر وب و داده های واقعی، بسیار آسان است.
تهیه و ارائه داشبوردهای مدیریتی در سایت آرش عظیمی با آخرین متدهای طراحی و در بالاترین سطح کیفیت با ساختاری قابل توسعه انجام می شود.
برای مثال داشبورد مشخص شده در بالا نسبت درآمد به کل هزینه ها و همچنین سطوح مختلف هزینه های مشتری، و همچنین هزینه خرید مشتریان جدید تمرکز می کند. این اطلاعات شامل اطلاعات مربوط به کل درآمد و درآمد متوسط برای هر مشتری، و نیز آمار مربوط به تعداد مشتریان جدید و هزینه خرید مشتری (CAC) ارائه می دهد.
یکی از مهمترین KPI ها برای هر مدیر، درآمد واقعی در یک دوره معین است، در مقایسه با درآمد هدف شرکت، و همچنین خلاصه ای از نحوه درآمد طی ماه های گذشته است. همانطور که می توان در قالب داشبورد مدیریت مشاهده کرد، تصورات ساده و آسان برای درک درآمد واقعی در برابر درآمد هدف وجود دارد؛ این اطلاعات به صورت عددی برای یک تصویر مؤثر و جامع از عملیات شما ارائه می شود.
انواع داشبورد ها
- داشبورد مدیریتی
- داشبورد مالی
- داشبورد فروش
- داشبورد بازاریابی
- داشبورد منابع انسانی
- داشبورد پشتیبانی و خدمات
- داشبورد تدارکات
- داشبوردIT
- …
داشبورد اطلاعات مربوط به سرمایه گذاری
برای اکثر مدیران نه تنها مهم است که پیگیری های KPI عملیاتی شرکت را داشته باشند، بلکه لازم است که محاسبه و ارتباط معیارهای سطح بالا در مورد وضعیت کلی شرکت را نیز در اختیار داشته باشند. اطلاعات مربوط به وضعیت پروژه برای سرمایه گذاران پروژه از ضروریات موفقیت یک پروژه می باشد. این نوع از داشبورد نشان می دهد که بازده دارایی ها، بازگشت سرمایه، نسبت بدهی-سهام، قیمت سهام، نسبت سود بهای سهام و نسبت سرمایه در گردش در چه وضعیتی است. هر کدام از این معیارها به شیوه ای حیاتی است و اگر این اقدامات تحت کنترل نباشند، شانس به دست آوردن منافع سرمایه گذاران وجود ندارد. که در ادامه کامل توضیح داده شده است.
داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می شود، اطلاعات مهم و ضروری کسب و کار را به صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت های زمانی مواجه هستند، ارائه می دهد. این موضوع بسیار مهم است که داشبورد، براساس یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معنادار و هدف دار ایجاد شود تا بتوان از مزایای داشبورد مدیریتی که شامل پاسخ به سوالات مهم و حیاتی در زمینه ی تجارت و کسب و کار، هماهنگ کردن فعالیت های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره وری و سودآوری است، بهره مند شد. استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم افزارهای مبتنی بر وب و داده های واقعی، بسیار آسان است.
داشبورد مدیریتی چیست؟
در دنیایی که با حجم زیادی از اطلاعات روبرو هستیم، مسأله مهم، تصمیم گیری های صحیح و به موقع در راستای پیشرفت سازمان یا پروژه ها می باشد.
از طریق یک داشبورد مدیریتی می توان به میزان زیادی اطلاعات را مورد بررسی قرار داد و تصمیماتی مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح را اتخاذ کرد. با توجه به اینکه داشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده ها را بررسی کند، مدیران سازمان ها می توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود را به دست بیاورند و آن را در مقابل بحران های مختلف ایمن کنند و از فرصت های مختلف برای پیشرفت سازمان را بررسی نمایند. داشبورد مدیریتی می تواند اعداد، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) وحتی در برخی موارد کارت های امتیازدهی عملکرد را به نمایش بگذارد. نکته قابل توجه در نمایش اطلاعات، اول اینکه این شاخص ها باید به طور مستقیم با اهداف سازمان مرتبط باشند. و دوم، باید به صورت کمی و کیفی قابل اندازه گیری باشند و مهم تر از همه اینکه شاخص های کلیدی عملکرد باید با شاخص اندازه گیری رشد و موفقیت سازمان شما ارتباطی مستقیم داشته باشند.
قابلیت های مهم داشبورد مدیریتی چیست؟
مهترین اطلاعات در زمینه کسب و کار، که مدیران سازمان ها برای استفاده از داشبورد های مدیریتی به آن ها نیاز دارند، چه چیزهایی هستند؟
ویژگی های بصری
- قابلیت های سفارشی سازی: اطلاعات جمع آوری شده باید به شیوه ایی مناسب ارائه شود. کاربران داشبوردهای مدیریتی باید بتوانند هرآنچه را که در داشبورد مشاهده می کنند را سفارشی سازی کرده و تغییر دهند.
- قابلیت جابه جایی اطلاعات (کشیدن- رهاکردن)
- قابیلت انتخاب رنگ و فونت
- قابلیت نمایش های گرافیکی مختلف
ویژگی های زیرساختی داشبورد های مدیریتی
- مبتنی بر فضای ابری:، با این قابلیت می توان داشبوردهای مدیریتی را روی یک فضای ابری در محیط اینترنت بارگزاری کرد. این ویژگی در زمان تجزیه و تحلیل وبسایت و بازاریابی اینترنتی کاربرد دارد.
- پشتیبانی از سیتم عامل های مختلف
- سازگاری با تلفن همراه
ویژگی های مربوط به اطلاعات و داده ها
- ترکیب داده ها
- مختصر کردن اطلاعات
- قابلیت دسترسی به پایگاه های داده (SQL server,Exel,oracel)
- قابلیت استفاده از چندین پایگاه داده به صورت همزمان
چگونه یک داشبورد در اکسل ایجاد کنیم؟
ایجاد یک داشبورد در اکسل یک فرایند چند مرحله ای است و نکاتی که در ایجاد یک داشبورد مدیریتی قابل توجه است. قبل از اینکه اکسل را راه اندازی کنید، باید اهداف داشبورد روشن باشید.
برای مثال، اگر شما یک داشبورد KPI برای ردیابی KPI های مالی یک شرکت ایجاد می کنید، هدف شما نشان دادن مقایسه دوره جاری با دوره های گذشته می باشد. به طور مشابه، اگر شما یک داشبورد برای بخش منابع انسانی برای پیگیری آموزش کارکنان ایجاد کنید، هدف این است که نشان دهید که چه تعداد کارمند آموزش دیده و چه تعداد آموزش دیده برای دستیابی به هدف مورد نیاز است.
نکات مهم در ایجاد یک داشبورد مدیریتی
نکته مهم در ایجاد داشبورد مدیریتی شناخت نیاز ذینفعان است. سوالاتی که قبل از ایجاد یک داشبورد مدیریتی باید پاسخ داده شود شامل:
- هدف از ایجاد داشبورد؟
- منابع داده ها چیست؟
- چه کسی از این داشبورد استفاده می کند؟
- چگونه داشبورد به روزرسانی می شود؟
مزایای داشبوردهای مدیریتی
ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سراسر سازمان یا شرکت شما، اصلی ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. ار آنجا که شما قادرید تا میزان عملکرد سازمان خود را اندازه گیری کنید، پس می توانید آن ر بهبود ببخشید. از جمله مزایای داشبورد های مدیریتی شامل:
ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه های سازمان به منظور سازمان به منظور افزایش بهره وری
با نظارت بر عملکرد تمامی بخش های سازمان خود، میزان کارکرد بخش های مختلف را بسنجید و آن ها را بهتر کنید. به عنوان مثال شما می توانید با بررسی مجموعه ی اطلاعات مختلفی از سازمان خود، بین شرایط کاری و بازدهی کسب و کار خود ارتباط برقرار کنید یا قبل از اینکه مشکلاتی در سازمان به وجود بیاید آن ها را حل کنید.
بهبود ارتباطات درون سازمانی
داشبورد مدیریتی یک ابزار ارتباطی مفید و موثر است، چرا که امکان نظارت و مشاهده ی عملکرد بخش های مختلف سازمان را آسان می کند. مشاهده ی اطلاعات سازمان از طریق رابط و نمودارهای تصویری باعث می شود تا بتوانید مطالب مهمی را جهت ارائه در جلسات در مقیاس های بزرگ یا کوچک به دست بیاورید.
بهبود ارتباطات خارج از سازمان
داشبورد های مدیریتی می توانند میزان ارتباط با مشتریان و تأمین کنندگان مختلف را افزایش دهند. اگر سازمان شما به دنبال تأمین اعتبارات مالی یا ارائه گزارش به اعضای هیئت مدیره و سرمایه گذاران است، داشبورد ها ایجاد گزارش های و سخنرانی های مختلف را بسیار آسان می کند.
صرفه جویی در وقت
با استفاده از داشبوردهایی که به خوبی پیکربندی شده اند، قادرید تا مقدار زیادی از زمان خود را صرفه جویی کنید. چرا که این داشبورد ها تمامی اطلاعات مورد نیازتان را به صورت یک جا در اختیار شما قرار می دهند. با استفاده از داشبورد مدیریتی، زمان بسیار کمتری برای ایجاد گزارش ها و برقراری ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان صرف می شود. از طرفی هر گزارشی که در بخش های مختلف سازمان شما ایجاد شود، در محیط داشبورد قابل به اشتراک گذاری خواهد بود و به این ترتیب از اتلاف وقت برای دسترسی به آن ها و ارسال شان جلوگیری می شود.
افزایش عملکرد کارکنان
ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی بلکه برای موفقیت کلی سازمان ضرورت دارد. تحقیقی که توسط موسسه (SHRM) انجام شد، نشان داده است که استفاده موثر از شاخص های کلیدی عملکردی که به سنجش سرمایه های انسانی سازمان ها همچون مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات کارمندان و بهترین عملکرد آن ها می پردازد، می تواند در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت مفید باشد، به شراکت با مدیران ارشد در جهت موفقیت سازمان کمک کند و ارزش منابع انسانی را برای سطوح بالاتر سازمان مشخص نماید.
افزایش سودآوری
هنگامی که بدانید در کدام یک از بخش های سازمان تان نیاز به پیشرفت دارید، انرژی، زمان و منابع خود را برای افزایش بهره وری آن به کار خواهید برد. نتیجه چنین اقدامی افزایش بهره وری و سود دهی نهایی سازمان خواهد بود.
در ادامه به آموزش ایجاد یک داشبورد مدیریتی و همچنین نحوه ایجاد داشبورد های دینامیک در نرم افزار اکسل خواهیم پرداخت.
